技工所の商品は、言うまでもなく補綴物です。その補綴物製作過程で使用される材料
には、石膏、ワックス、埋没材、研削材のように消耗される材料と、金属や人工歯の
ように請求できる材料があります。
さらに、義歯の洗浄剤のように仕入して、そのまま販売できる商品があります。
受注生産で完成した補綴物については当然のことながら在庫管理の必要はありません。
しかし、売り上げの立つ金属や人工歯、及び製作過程で消耗される石膏やワックス・
研削材、そして洗浄剤等の販売製品は在庫管理の必要があります。
これらの在庫管理方法は同じというわけにはまいりません。こうした特性に合わせ、
単なる商品管理ではなく、発注から仕入、払出、支払等を一貫して処理できる
歯科技工所に合った在庫管理ができるシステムを作りました。
在庫管理方式の登録
補綴物のように在庫管理が不要なもの、
金属、人工歯のように在庫を管理する
ものを区別できるようにしました。
在庫を管理するものの中でも、売上が
立った時に減算する材料、社内の払出で
減算する材料、その両方で減産する材料を
区分できます。
さらに、材料がどの倉庫（或は棚）にあるのかロケーション管理ができるように、
棚番号も商品マスターに登録できるようにしました。
日常業務の中、売上や払出で在庫が減ったときに発注を行うべき発注ポイント（最低
保有在庫）も登録できるようになっています。
発注ポイントを下回った商品があると、e-Labocomのホーム画面上に警告が表示され、
それをクリックすることにより何を発注しなければいけないかがすぐにわかるように
なっています。
これらのことにより、単なる在庫量の管理にとどまらず、自社の在庫が本支店を含め
どこのどの棚にあるかが、容易に把握できるようになり、日常業務で入出庫を行う中で
思わぬ品切れが発生することを防止します。
すなわち、作業のストップや、売上の機会損失を防止することができるのです。
発注処理
技工部門の要望や、e-Labocomの材料
発注ポイントリストを参照し、仕入先
（材料店）別に発注書を自社のロゴ入りで
発行するこ
とができます。
このとき、発注数量の単位は、商品
マスターで管理する数量に限らず、製品の
型番や包装単位の数量が指定できます。
発注明細には、発注部門や納品予定日も
登録できるため、入荷品を単に在庫として
棚に収納するのか、技工部の担当者に渡す
のかが把握できるようになっています。
もちろんこの発注情報は、入荷検収時に
仕入先の納品書と突合する際の照合データ
として利用できます。
仕入処理
納品検収後仕入処理を行う際は仕入先を
選択して商品を入力すると自動的に
発注残数量が表示されるため、誤納品や
過納品、数量不足のチェックができます。
商品入力はバーコードでもかのうで、
ロット番号を含むバーコードと、対応
したバーコードリーダーであれば同時に
ロット番号の登録も可能です。
さらに、現場が急いでおり納品してから払い出す前に仕入処理を行う時間がない場合は、バーコード事前スキャン機能で読み取るだけ読み取っておき、後から仕入処理を行うことも可能です。
入庫処理
仕入処理を行えば自動的に入庫処理も完了します。
仕入処理を介さず単独で入庫処理を行う場合も、商品のJANコードをバーコードリーダーでスキャンし、メーカー名・商品名・製造番号などのデータを取り込んで登録できます。貴金属のように相場で金額が変動する商品は、登録時点での標準単価を入力すれば、自動的に商品マスターの標準単価を更新でき、その時点以降の伝票発行に反映させることができます。
払出処理
現場が使用する消耗材料を、商品のJAN
コードをバーコードリーダーで読み取って
払出処理ができます。
払出により材料在庫の減算処理がされ、
同時にロット番号も登録されます。
もちろん依頼部門も登録されますので、データ分析機能により部門別の消耗品の使用一覧も出力できます。
支払処理
仕入先を入力すると、未払いの仕入商品が
表示され、支払い対象の商品を選ぶだけで
支払額が自動計算されます。
支払い対象を選ぶ際には「○月×日までの
一括指定」などもできるようになっています。
支払額が自動計算されることにより、
相手先の請求書との突き合わせを簡単に行うことができます。
この時、支払いを保留する商品のチェックを外すことにより、それを外して計算することもできます。
もちろん現時点での、仕入先別買掛金残高一覧表も作成することができます。
倉庫管理
材料管理は、倉庫管理として倉庫マスターを登録して行います
。
倉庫は支店や営業所ごとに管理することができます。
基本的には、会社の平面図に材料を保管している棚の図面
（棚マップ）を作成し、それに材料棚の管理番号を割り当て
商品マスターに登録して管理する運用が一般的です。
商品棚のある場所をゾーン別にABC…と分け、各ゾーンの棚に
番号（棚番号）を割り当て、さらに各棚の段数にも番号を付与し、
どこに商品を保管するか誰にでもわかるようにして管理します。
※例えば[A037]は、Aゾーンの3番の棚の7段目にある
という様にして管理します。
e-Labocomでは、このようにして決めた棚番号を用いて、
商品や材料の在庫を本社と支店、あるいは営業所のように別々に
管理することができます。
もちろん本支店間の倉庫移動も可能です。
棚卸
会社決算時の棚卸作業も、e-Labocom上で簡単に入力することができます。
棚卸は、商品単位で行う商品棚卸と、倉庫・商品単位で行う倉庫棚卸のどちらの
方法も可能です。
